Votre proposition a été choisie. Avant de signer le contrat, il est souvent souhaitable de négocier. Vous avez sans doute dénoncé/qualifié certaines conditions de l’appel d’offres et vous avez suggéré des modifications. Il vous faudra faire valoir chacune de vos demandes.
Chaque appel d’offres contient souvent des points qui ne vous conviennent pas et ce peu importe le domaine d’affaires. Voici quelques exemples qui pourraient vous faire réfléchir.
Par exemple votre projet est en ingénierie et/ou construction. Les conditions de sol sont identifiées comme étant de votre responsabilité. La réalité est que le terrain sur lequel les travaux seront réalisés appartiennent au client. Bien que certaines analyses aient été faites, vous n’avez pas la certitude de ce qui sera présent lors de l’excavation. Il vous faut minimiser les risques associés à cette incertitude. Plusieurs surprises peuvent faire surface, la contamination des sols, la qualité de portance du sol sont des facteurs qui pourront influencer vos travaux. Pour l’ingénierie les fondations devront-elles être modifiées suite à l’excavation ? Pour la construction, vous aurez peut-être à décontaminer ou à transporter les sols dans des endroits spécialisés et plus dispendieux, préciser au contrat absorbera l’augmentation des coûts. Les plans d’ingénierie auront-ils été modifiés pour tenir compte des facteurs révélés durant l’excavation ?
Vous aviez sans doute prévu un budget supplémentaire dans votre proposition. C’est à vous de voir s’il est préférable de négocier un transfert de responsabilité ainsi minimisée, éliminer ce risque ou simplement l’accepter.
En technologie de l’information, d’autres types d’incertitudes existent. Est-ce que pour la mise en service les données doivent être transférées d’un système existant ? Il y aura peut-être un échange d’informations avec les autres systèmes existants, ou devra fonctionner sur un équipement déjà en place. Serez-vous responsable de la mauvaise performance du produit de votre projet même si cela est lié aux installations de votre client ?
Il est important d’identifier qui sera responsable de l’exécution, par exemple la préparation des données qui seront transférées et le moment où celle-ci seront disponible.
Dans tous les projets, le client aura à approuver certains documents ou informations. Est-ce que le délai d’approbation est bien indiqué ? Les conséquences du non-respect du délai auront-elles des conséquences dans votre réalisation du projet ? Il est souhaitable de préciser au contrat les impacts que cela vous causera.
L’intervenant avec qui vous négociez ne sera peut-être pas le même tout au long du projet. Vous devez vous assurer que tout est écrit au contrat. N’oubliez pas que ce sera votre base de négociation ou la référence légale qui servira dans une réclamation.