Appel d’offres

C’est connu, lors des appels d’offres, on doit toujours accorder le contrat au plus bas soumissionnaire. C’est ce qui explique la pauvre qualité des travaux.

En fait, la pauvre qualité des travaux est plutôt explicable par deux facteurs contrôlés par l’organisation qui fait l’appel d’offres et non pas le soumissionnaire gagnant.

L’appel d’offres, c’est le moment de bien définir ce qui est requis. Dans un appel d’offres, certains éléments qui constituent l’appel d’offres sont clairs. D’autres éléments sont oubliés ou négligés.

Tout d’abord y a-t-il des exigences pour pouvoir soumissionner? Il est possible de demander aux soumissionnaires de se qualifier. C’est à vous de bien déterminer les critères de l’appel d’offres. Par exemple, vous pouvez demander les états financiers, ça ne plaît souvent pas aux soumissionnaires. C’est une information qui pourra vous permettre de confirmer que les soumissionnaires ont les moyens de réaliser votre projet. Il est souvent demandé de démontrer la réalisation de projet similaire et des références de clients que vous pourrez contacter. Il faut prendre le temps nécessaire.

Peut-être que votre organisation a un registre de satisfaction des sous-traitants et des projets passés. Selon l’information de ce registre, vous pourriez exiger un niveau de satisfaction, un historique des travaux réalisés. Analysez le respect du délai et autre élément contractuel. Évidemment, certains soumissionnaires pourraient ne pas avoir réalisé de mandat pour votre organisation. Ici, vous ne voulez sans doute pas les exclurent, assurez-vous d’avoir un nombre de soumissionnaires raisonnable, ouvrez la porte à de nouveaux peut-être plus petits.

Les documents techniques doivent être clairs et complets. Peu importe le type de projets construction, TI ou autre, c’est ce qui vous servira à évaluer la proposition. C’est aussi ce qui servira à évaluer la qualité de ce qui vous est fourni.

Des normes et des lois doivent être respectées, il est important de les identifier. Votre organisation exige l’utilisation ou le respect de certaines procédures, il faut bien les identifier.

Vous avez une planification de votre besoin de réalisation, ajoutez-la. Dans le cas d’un projet de construction par exemple, est-il souhaitable que les travaux commencent à un moment précis? C’est de l’ingénierie, qui vous servira pour un appel d’offres subséquent, tenu compte de vos délais internes. Ce sont des travaux sur la voie publique, combien de temps sera acceptable entre le début des travaux et la réouverture des infrastructures, nous détestons tous de voir une route éventrée sans travaux pendant des jours, des semaines.

Les volets légal et financier doivent être identifiés. (À suivre)