Nous avons lancé un appel d’offres à la fin de la période de soumission et nous avons reçu plusieurs propositions. Nous arrivons à l’étape importante de la sélection de la meilleure proposition.
Nous avons, lors de l’appel d’offres, identifié des points sur lesquels les soumissionnaires seraient évalués, mais pas seulement sur le prix. Voici un survol d’une approche d’évaluation des soumissions reçues.
Nous aurons donc à faire une grille d’évaluation des différentes propositions. Lors de l’appel d’offres, les différents critères ont été identifiés et une pondération a été indiquée pour chacun.
Notre tableau ou grille d’évaluation aura une ligne pour chacun des critères et une pondération pour chacun. Le tableau aura aussi une colonne par soumission reçue.
| Critères | Pondération | Soumissionnaire 1 | … | Soumissionnaire X |
| Concept | 30 | |||
| Gestionnaire du projet | 5 | |||
| … | ||||
| Total | 100 |
Notre grille aura autant de lignes que nous avions de critères d’évaluation indiqués lors de l’appel d’offres.
Nous ajouterons un total des points pour chaque soumissionnaire.
Lors de l’appel d’offres, vous avez indiqué la pondération des critères et son impact sur l’évaluation de la soumission. C’est à vous d’établir cette pondération, avant l’appel d’offres, et de l’indiquer dans celui-ci. Avez-vous un bonus pour la soumission la plus intéressante avant de considérer le prix?
Notre tableau aura une ligne pour le montant soumis par chaque soumissionnaire. Chaque montant sera soumis à un recalcul, influencé par le pointage. J’ai rencontré différentes approches de pondération du montant soumis. Certaines régions peuvent par réglementations imposer une approche. Dans ce calcul, on intègre le respect des critères avec le prix soumis. Par exemple, pour le meilleur soumissionnaire selon les critères, le prix n’est pas modifié. Pour les autres soumissionnaires, leurs prix sont majorés en fonction de l’écart avec le meilleur pointage. Un pointage de 10 % plus bas augmenterait de 10 % le prix de ce soumissionnaire.
| Critères | Pondération | Soumissionnaire 1 | … | Soumissionnaire X |
| Concept | 30 | |||
| Gestionnaire du projet | 5 | |||
| … | ||||
| Total | 100 | 100 | 80 | |
| Prix | 100 $ | 100 $ | ||
| Prix ajusté | 100 $ | 120 $ |
La dernière ligne du tableau représentera la valeur révisée du prix proposé pour chacun des soumissionnaires. Si l’on souhaite sélectionner le plus bas soumissionnaire, ce sera en fonction de ce prix ajusté.
D’autres critères peuvent aussi exister. Certains courants conseillent d’éliminer les soumissions qui n’ont pas atteint un seuil de points, ou qui ont un écart jugé trop important, par exemple, 20 % par rapport aux autres soumissions. Plusieurs lois et règlements peuvent limiter ce qu’il est possible de faire dans la pondération, autant au niveau local, du pays ou du commerce mondial si le pays qui réalise l’appel d’offres adhère à certaines ententes ou est membre d’organisme tel OMC (Organisation Mondiale du Commerce).